Budżet rzadko decyduje o tym, czy firmowe wydarzenie się uda. Znacznie częściej zawodzą rzeczy, których nie widać w kosztorysie. Uczestnicy nie wiedzą, po co przyjechali, program nie odpowiada na ich pytania, a organizator poświęca uwagę szczegółom, których nikt później nie zapamięta. Wystarczy jednak zadbać o kilka podstawowych kwestii, aby spotkanie spełniło swoją rolę. Zobacz, które z nich rzeczywiście przesądzają o wyniku.
Jasny powód, dla którego ludzie mają przyjechać
Zaproszenie z tematem „spotkanie roczne zespołu” nie mówi uczestnikom niczego. Jasno postawiony cel zmienia ich nastawienie jeszcze przed wyjazdem. Jeżeli wydarzenie ma przedstawić nową strategię, powiedz to wprost i wyjaśnij, jakie decyzje zapadną na miejscu.
Jeżeli chodzi o wymianę doświadczeń między oddziałami, zapowiedz, kto poprowadzi które sesje. Ludzie przyjeżdżają wtedy z pytaniami zamiast z rezerwą, a organizator zyskuje kryterium do oceny każdego elementu programu.
Przestrzeń, która nadąża za przebiegiem dnia
Sala musi obsłużyć wszystko, co zaplanowano, i zmienić się wtedy, kiedy trzeba. Poranna sesja plenarna, popołudniowa praca w zespołach i wieczorna kolacja wymagają trzech różnych ustawień. Obiekt przygotowany do obsługi wydarzeń firmowych wykona te zmiany w czasie przerw, bez angażowania uczestników.
Hotel 500 w Tarnowie Podgórnym dysponuje salami o różnym metrażu, restauracją i pokojami w jednym budynku, a jego położenie kilkanaście minut od Poznania oraz lotniska Ławica ułatwia dojazd gościom z całego kraju.
Sprawdź, jak wygląda oferta tej przestrzeni: https://www.hotel500.com.pl/tarnowo-podgorne/konferencje/sale-konferencyjne.
Program pisany dla uczestnika, nie dla zarządu
Agendy firmowych wydarzeń powstają zwykle odgórnie i wypełniają dzień prezentacjami przygotowanymi przez kierownictwo. Uczestnicy słuchają siedem godzin i nie odzywają się ani razu. Efekt bywa odwrotny do zamierzonego. Przy układaniu programu trzymaj się kilku zasad:
- na każdą godzinę prezentacji zaplanuj przynajmniej dwadzieścia minut, w których głos zabierają uczestnicy,
- najważniejszy punkt umieść przed przerwą obiadową, ponieważ uwaga grupy słabnie po posiłku,
- przewidź w agendzie czas na rozmowy nieformalne – to podczas nich zapadają nieoczekiwane ustalenia,
- zostaw zapas piętnastu minut na blok, ponieważ dyskusja rozciąga się zawsze bardziej, niż zakładał plan.
Program napięty co do minuty wygląda solidnie w dokumencie, a w praktyce zamienia dzień w pogoń za harmonogramem.
Logistyka, której uczestnicy nie zauważają
Dobra organizacja objawia się brakiem problemów, więc rzadko zbiera pochwały. Mimo to właśnie ona decyduje o odbiorze wydarzenia. Uczestnicy odczuwają jej brak natychmiast, gdy rejestracja tworzy kolejkę, obiad opóźnia się o czterdzieści minut albo w sali zabraknie krzeseł dla osób, które dojechały bez zgłoszenia.
Rozwiązanie sprowadza się do jednego. Wybierz obiekt, który zajmie się tymi kwestiami zawodowo, i przekaż mu pełne informacje o przebiegu dnia. Koordynator ze strony hotelu przewidzi wtedy sytuacje, o których organizator wydarzenia po prostu nie ma prawa pomyśleć.
Zacznij od celu, a resztę uporządkuj wokół niego
Zanim zarezerwujesz termin, odpowiedz na jedno pytanie. Co uczestnicy mają wiedzieć, umieć albo postanowić, gdy będą wracać do domu? Ta odpowiedź podpowie Ci, jakiego programu potrzebujesz, ile czasu przeznaczyć na rozmowy i jakiej przestrzeni szukać. Wszystko inne, łącznie z dekoracjami i gadżetami, jest dodatkiem, bez którego dobre wydarzenie obroni się samo.
